Guia Passo a Passo Para Eventos

Desde pequenas reuniões para a Diretoria ou Comitê Executivo, até elaboradas  conferêcias e suntuosos banquetes, oferecemos o lugar ideal e o espaço adequado para duas necessidades.  A Marriott tem como prioridade o seu êxito e sua completa satisfação, por isto desenhamos este guia para ajudá-lo a planejar uma reunião inesquecível.

Pré-planejamento
  • Determine o objetivo da reunião e leve em conta o tamanho do grupo e necessidades especiais.
  • Determine as datas da reunião. Evite datas que coincidam com outros eventos do setor ou da empresa, ou feriados.
  • As datas e/ou dias da semana são absolutos ou flexíveis?
  • Faça uma lista das sessões de cada dia, incluindo o número esperado de participantes, disposição das cadeiras, tempo necessário para preparação, horários de início e fim e recursos audiovisuais necessários.
  • Faça uma lista de alimentos e bebidas necessárias por dia, incluindo refeições, recepções e intervalos.
  • Considere as necessidades de transporte aéreo e terrestre.
  • Faça um planejamento referente aos palestrantes, entretenimento e recreação ou atividades em grupo.
  • Prepare um cronograma para convites, promoção do evento, inscrição e confecção dos materiais necessários para a reunião.
  • Faça um orçamento de todas as despesas e determine faixas de custos para as despesas dos participantes da reunião.
 Cronograma de planejamento do evento >>
 Lista de verificação do orçamento >>
 Promoção e divulgação da reunião >>
 Lista de verificação para inspeção do local >>

Planejamento
  • É importante fazer escolhas adequadas para reduzir os custos dos comes e bebes.  Escolha o cardápio com base naquilo que outros grupos grandes escolheram ou os pratos especiais do restaurante.
  • Avalie o quanto você pode economizar em termos de tempo e dinheiro se optar por oferecer as refeições a um grupo pequeno em uma área separada do restaurante, em vez de contratar um serviço de bufê.
  • Saiba quando vencem os pagamentos das garantias, em geral de 48 a 72 horas antes do evento.
  • Defina o número de mesas e lugares que você deseja que o hotel reserve além da sua garantia original.  A média do setor é de 3%.   Em geral, a cobrança é feita de acordo com o número de reservas ou de pessoas atendidas, o que for maior.
  • Informe-se sobre o valor das gratificações ou taxas de serviço que serão acrescentadas ao preço das refeições e impostos para evitar surpresas.
    Leve em conta a necessidade de flores, decoração ou entretenimento.  O hotel poderá dar-lhe algumas idéias.
  • Reserve tempo suficiente para cada evento com refeições para que as pessoas possam comer com calma, conversar com os colegas e assistir à apresentação, se houver.  De um modo geral, dê 30 a 40 minutos para o café da manhã, 45 a 60 minutos para o almoço e 20 por prato no jantar.  Nos intervalos para o cafézinho, dê no mínimo 15 minutos para até 100 pessoas, 30 minutos para até 1.000 pessoas e 30 a 45 minutos se houver mais de 1.000 pessoas.
  • Ofereça sempre uma variedade de comidas saudáveis, atuais e com apelo visual.
  • Ofereça coquetéis sem álcool além de cerveja, vinho e bebidas de boa marca.
  • Informe-se sobre a possibilidade de doar a comida que sobrar para abrigos de sem-teto ou distribuí-la entre pessoas necessitadas.  Salas de reunião e audiovisual.
  • A configuração de uma sala tem impacto direto sobre a eficácia da reunião. A arrumação ideal da sala pode atender melhor os objetivos de cada sessão e otimizar a experiência dos participantes.
  • Para planejar a parte de audiovisual, esteja a par das necessidades de cada palestrante/apresentador e peça ao representante da empresa de AV para conhecer o espaço com você.  Ele poderá explicar como otimizar o uso do espaço e atender às suas necessidades.
 Alimentos, bebidas e recepções >>
 Exemplos de arrumação de salas >>
 

Reunião
  • Para o êxito geral da sua reunião ou evento, certifique-se de que está maximizando o valor da reunião e negociando aquilo que é considerado realmente importante para seu grupo.  Informe-se sobre datas e preços de alta, média e baixa temporada.
  • Em geral, os hotéis oferecem algumas diárias gratuitas de acordo com o número de quartos ocupados.
  • Você pode considerar a possibilidade de upgrades e/ou regalias especiais para VIPs na negociação; isso pode ser mais importante do que obter um desconto maior sobre o preço do quarto.
  • Ao negociar contratos, certifique-se de estar falando com um gerente com permissão para tal.  Peça para ver um contrato padrão e as políticas de depósito, pagamento, atrito, rescisão e cancelamento.  Negocie um contrato final que abranja as prioridades do hotel, da sua empresa e o acordo negociado.
  • Esteja preparado para imprevistos.  Deixe todos os envolvidos a par de todos os detalhes, o excesso de informações é melhor do que a falta delas.
  • Verifique as ordens de serviço do hotel para ver se suas especificações foram seguidas e avise o hotel imediatamente caso sejam necessárias correções.
  • Faça uma reunião 24 a 48 horas antes do evento para rever as expectativas, procedimentos e conhecer os contatos que estarão à sua disposição para solucionar problemas.
  • Nunca pressuponha que sua solicitação foi atendida - verifique sempre.
  • Faça uma reunião após o evento com as mesmas pessoas que participaram da reunião anterior ao evento.  Avalie o que deu certo e o que deu errado; confira as contas e solicite um retorno do hotel.
  • Peça aos participantes que dêem um retorno sobre o conteúdo e o formato da programação, as instalações de reunião, os palestrantes, as refeições e outras atividades especiais.
  • Envie um relatório por escrito da reunião para registro e para os principais executivos.  Inclua suas preocupações ou dúvidas, itens a serem alterados ou melhorados em reuniões futuras.
  • Redija cartas de agradecimento para a sua equipe, os palestrantes, a equipe do hotel e outros fornecedores.

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